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Zu Beginn

Letzte Vorbereitungen, bevor es losgeht

Die Teammitglieder sollten möglichst vor den Teilnehmer(inne)n ankommen und genügend Zeit einplanen, um sich von der Reise erholen zu können. Eine Teambesprechung wird notwendig sein, um noch einmal durch den Programmablauf zu gehen. Mögliche Änderungen oder auftretende Probleme können so möglichst schnell geklärt werden und Verantwortlichkeiten überprüft und gegebenenfalls festgezurrt werden.

Am Anfang

Der Beginn einer jeden Begegnung ist eine besondere Zeit, der Sie sehr sensibel und mit viel Aufmerksamkeit begegnen sollten. Das Land, die Umgebung, die Sprache, die Menschen – all das ist neu zu Beginn einer Begegnung und erst einmal mit Unsicherheiten verbunden.

Menschen brauchen eine gewisse Zeit, um sich in einer neuen Situation zurechtzufinden. Sie müssen sich in ihrer neuen Umwelt wohl fühlen, bevor sie sich auf die Begegnung einlassen können. Sie als Veranstalter müssen das bedenken und gute Rahmenbedingungen schaffen. Sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre bei der Ankunft und erleichtern Sie das Ankommen!

Dazu gehört unter anderem eine gute und klare Wegbeschreibung zum Veranstaltungsort, ein freundlicher Empfang (zum Beispiel ein Willkommensposter, die persönliche Begrüßung im Ankunftsbereich) und Erfrischungen wie Kaffee, Kekse, Mineralwasser, andere. Hier fangen die Teilnehmer/-innen an sich kennenzulernen. Bieten Sie Ihre Hilfe und Unterstützung an, wenn Sie merken, dass Teilnehmende unsicher sind oder ihnen etwas auf dem Herzen liegt. Geben Sie Orientierung, in dem Sie beispielsweise über den weiteren Tagesablauf informieren oder Unterkünfte und Seminarräume zeigen.