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Dokumentation

Die Projektdokumentation und die Veröffentlichung der Ergebnisse ist in der Regel ein wichtiges Förderkriterium bei den meisten Fördermittelgebern. Deswegen empfiehlt es sich, das Projekt von Anfang an zu dokumentieren.
Angesichts der Fülle der zu erledigenden Aufgaben für die Berichterstattung, ist es ratsam, bereits während des Programms feste Zeiten einzuplanen, in denen die Aufarbeitung der Ergebnisse und die Dokumentation erfolgen.

Wenn Sie frühzeitig entscheiden, in welcher Form Sie die Ergebnisse des Projekts darstellen wollen, können Sie unmittelbar mit der Sammlung des Materials beginnen. Beziehen Sie auch hier wieder die Teilnehmenden mit ein und verteilen Sie Aufgaben (zum Beispiel Fotografieren, Artikel und Protokolle schreiben, Plakate erstellen), die die Dokumentation zum Schluss sicherstellen.

Neben dem Bericht für den Fördermittelgeber halten Sie so zum Schluss auch eine schöne Erinnerung für die Zeit danach in der Hand. Danksagungen oder sonstige Aufmerksamkeiten können beziehungsweise sollten den Organisationen und Verantwortlichen, die nicht persönlich bei der Jugendbegegnung sein konnten, entgegengebracht werden. Auch die Teilnehmenden sind dankbar, einen Bericht mit den Ergebnissen ihres Projektes, Adresslisten, Bibliographien und Fotokopien von Methoden mit nach Hause nehmen zu können.