x

Schriftgröße ändern

Zum Ändern der Schriftgröße verwenden Sie bitte die Funktionalität Ihres Browsers. Die Tastatur-Kurzbefehle lauten folgendermaßen:

[Strg]-[+] Schrift vergrößern
[Strg]-[-] Schrift verkleinern
[Strg]-[0] Schriftgröße Zurücksetzen

Verwendungsnachweis und Berichte

Am Ende eines jeden noch so schönen Programms stehen die Abrechnung und die Erstellung der Berichte des Projekts. Die Förderer erwarten nach Beendigung der Begegnung einen so genannten Verwendungsnachweis. Dazu gehört neben den Teilnehmer/-innen-Listen einerseits ein Sachbericht, in dem Sie den Verlauf der Jugendbegegnung und die Ergebnisse der Arbeit dokumentieren. Auf der Teilnehmer/-innen-Liste müssen in der Regel alle Teilnehmenden verzeichnet sein, also auch das Leitungspersonal und die Sprachmittler/-innen.

Die Länge des Sachberichtes ist nicht so entscheidend wie die Inhalte. Hier geht es vor allem darum, objektiv die Ergebnisse der Begegnung zu beschreiben. Hierbei dürfen auch Schwierigkeiten, Probleme oder Misserfolge ehrlich benannt werden, ohne dass Konsequenzen für die zukünftige Förderung zu befürchten sind. Auch für die Fördermittelgeber ist es wichtig, gemachte Erfahrungen gewinnbringend für alle auszuwerten. Eine Dokumentation, Fotos und Presseartikel ersetzen nicht den Sachbericht, können aber zur Veranschaulichung zusätzlich in den Verwendungsnachweis aufgenommen werden.

In einem Finanzbericht müssen alle geförderten Ausgaben durch Flug- oder Zugtickets, Quittungen und Rechnungen belegt werden. Alle Originalbelege und Quittungen, die Sie im Vorlauf, während und nach der Begegnung gesammelt haben, müssen in eine übersichtliche Form gebracht werden (Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben). Bereits vor der Auszahlung der bewilligten Fördermittel müssen Sie ein vorläufiges Programm Ihrer internationalen Begegnung beim Fördermittelgeber vorlegen. Dem Verwendungsnachweis legen Sie dann den Programmablauf bei, wie er tatsächlich stattgefunden hat.

Es empfiehlt sich, die inhaltlichen und finanziellen Berichte zeitnah nach der Begegnung zu verfassen, da Sie sich wenige Wochen später wahrscheinlich an viele Einzelheiten nicht mehr erinnern können. Sammeln Sie alle finanziellen Belege regelmäßig, und wenn möglich unmittelbar im Anschluss an die Programmpunkte, ein (zum Beispiel Bustickets nach einem Ausflug), damit Sie am Ende nicht ohne Belege dastehen.

Quelle: DJO Deutsche Jugend in Europa. Internationale Begegnungen mitgestalten. Ein Handbuch zur internationalen Jugendarbeit mit, von und für Migranten.