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Finanzierung

Währungssymbole. Foto: Martin Kolb / PIXELIO
Währungssymbole. Foto: Martin Kolb / PIXELIO

Eine internationale Begegnung steht und fällt – natürlich – mit ihrer Finanzierung. Sobald die wichtigsten Punkte des Programms feststehen, sollten Sie und Ihre Partner sich deshalb mit dieser Frage näher beschäftigen.

1. Schritt: Kostenaufstellung

Am Beginn steht eine Aufstellung der Punkte, für die während der Begegnung und ihrer Vor- und Nachbereitung Kosten entstehen. Kosten fallen in der Regel an für:

  • An- und Abreise zum Ort der Begegnung; 
  • Unterbringung und Verpflegung sowie die Miete für Gruppenräume; 
  • Aktivitäten während des Programms (zum Beispiel Eintrittsgelder, Transport vor Ort);
  • Materialien (zum Beispiel Papier, Stifte, Kopien, Bastelmaterialien, Spielgeräte);
  • Ausleihgebühren für technische Geräte;
  • Honorare für Referent(inn)en und Dolmetscher/-innen;
  • Visa und Versicherungen (zum Beispiel Auslands- und Unfallversicherung);
  • Öffentlichkeitsarbeit (zum Beispiel Gestaltung und Druck von Flyern);
  • Koordination (zum Beispiel Porto- und Telefonkosten);
  • Reisen und Unterbringung bei Vor- und Nachbereitungstreffen.

Dabei ist es sinnvoll zu überlegen, welche Kostenpunkte für die Begegnung absolut notwendig sind und auf welche man gegebenenfalls auch verzichten könnte. Vielleicht können Sie Spielgeräte ausleihen oder es ist möglich, kostenlos Tapetenreste für die geplante Wandzeitung zu bekommen. Auch sollte man eine kostengünstigere Variante des Programms entwickeln, um notfalls einen „Plan B“ in der Tasche zu haben, falls die Finanzierung nicht wie gewünscht klappt.

2. Schritt: Fördermöglichkeiten ausloten

Im zweiten Schritt gilt es, geeignete Fördermöglichkeiten zu recherchieren. In den meisten Fällen werden Fördermittel nur als Zuschüsse beziehungsweise Teilfinanzierung gewährt. Deshalb müssen in der Regel Finanzierungslücken über Stiftungen, Sponsoren, Teilnehmerbeiträge, Eigenmittel oder geldwerte Leistungen gedeckt werden. Darüber hinaus ist zu beachten, dass bei einigen Förderprogrammen beide Partner einen Antrag stellen müssen:

  • der gastgebende (empfangende) Partner für die Aufenthaltkosten der Teilnehmenden und die Programmkosten vor Ort,
  • der besuchende (entsendende) Partner für die Reisekosten seiner Gruppe.

Um herauszufinden, welche Förderung die richtige für die eigene geplante Begegnung ist, empfehlen wir den Wegweiser Fördermittel auf DIJA.de. Dieser stellt verschiedene Förderarten vor und bietet einen ersten Einblick in das nicht immer ganz einfache Fördergeflecht. Außerdem finden Sie dort Hinweise zu zahlreichen Ansprechpartnern, die Sie bei der Auswahl des für Sie richtigen Förderwegs beraten können.

3. Schritt: Antragstellung

Ist das richtige Förderprogramm gefunden, geht es an die Antragstellung. Hierfür gibt es beim Fördermittelgeber meist entsprechende Formulare, die man aus dem Internet herunterladen kann. Neben Angaben zu Ansprechpartnern und den Partnern müssen die Zielgruppe sowie die Art und Weise der Begegnung und die damit verbundenen Ziele beschrieben werden. In der Regel muss auch ein Programmentwurf eingereicht werden.

Eine wichtige Rolle spielt der Kosten- und Finanzierungsplan, in dem die erwarteten Ausgaben und Einnahmen aufgeführt werden. Die Kalkulation sollte am Ende aufgehen, das heißt jede Ausgabe muss durch eine Einnahme gedeckt sein. Wichtig ist, genau zu prüfen, welche Kosten beim jeweiligen Fördermittelgeber abrechnungsfähig sind und welche Bedingungen damit verbunden sind. Schließlich soll es am Ende bei der Abrechnung keine bösen Überraschungen geben. Auch werden in der Regel nur Ausgaben erstattet, die nach der Bewilligung des Antrags getätigt wurden.

Ein Antrag kann schnell sehr umfangreich werden und das Schreiben entsprechend viel Zeit in Anspruch nehmen. Also rechtzeitig damit anfangen und nicht auf die lange Bank schieben! Wichtig ist, dass die Ziele und Inhalte der geplanten Begegnung mit den Förderrichtlinien des Mittelgebers übereinstimmen. Das kann auch bedeuten, dass Sie Ihr Konzept und Ihre Programmplanung je nach Förderprogramm anpassen müssen, um den Kriterien zu entsprechen.

Bei Nachfragen sollten Sie sich an die zuständigen Mitarbeiter/-innen für das Förderprogramm wenden. Sie kennen sich mit den Details aus und können am besten weiterhelfen. Unsere Empfehlung: Greifen Sie zum Telefonhörer und sprechen Sie persönlich mit ihnen! Da klären sich schon viele Fragen.

Ist der Antrag abgeschickt, heißt es warten. Wenn alles gut geht, hat man nach einigen Wochen die Bewilligung in der Hand. Werden die Zuschüsse abgelehnt oder fallen sie geringer aus als beantragt, nicht verzweifeln. Dann heißt es, den „Plan B“ aus der Schublade zu holen und gegebenenfalls einen neuen Antrag bei einem anderen Fördermittelgeber zu stellen oder andere Finanzierungsmöglichkeiten zu suchen.

"Wer große Pläne hat, nehme sich Zeit." (Sophokles (496-405 v. Chr.)

Bis die endgültige Finanzierung der Begegnung steht, kann einige Zeit ins Land gehen. Umso wichtiger ist es, sich rechtzeitig darum zu kümmern. Aufgrund der Antragsfristen der verschiedenen Förderprogramme kann es notwendig sein, bereits zwölf bis sechs Monate vor der geplanten Begegnung einen Antrag einzureichen. Die Organisation und Durchführung einer internationalen Begegnung verlangt häufig einen langen Atem. Also: Durchhalten!